Acquisition and integration of an electronic document management (EDM) solution for the municipal administration

Unofficial reproduction. The German text below is taken unchanged from SIMAP notice no. 40905. Only the official notice is binding.

Le présent marché a pour objet l'acquisition, l'intégration et la maintenance d'une solution de gestion électronique des documents (GED) pour l'administration communale de Villars-sur-Glâne (environ 100 postes de travail), y compris la numérisation centralisée du courrier entrant, la reprise des données existantes, la formation des administrateurs et référents, et les prestations d'exploitation associées. L'analyse préalable des besoins a identifié la solution M-Files comme référence apte à couvrir les besoins de la Commune, notamment en raison de son adoption par plusieurs communes romandes de taille comparable, de son ergonomie et de sa capacité à appliquer les règles du cycle de vie des dossiers et documents. Conformément à la législation sur les marchés publics, cette référence n’exclut pas la présentation d’autres solutions : toute solution équivalente satisfaisant aux exigences fonctionnelles et techniques du présent document sera admise et évaluée selon les mêmes critères (« M-Files ou équivalent »). Au surplus, il est renvoyé aux documents d’appel d’offres. Gegenstand der vorliegenden Beschaffung ist die Beschaffung, Implementierung und Wartung einer elektronischen Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) für die Gemeindeverwaltung Villars-sur-Glâne (rund 100 Arbeitsplätze), einschliesslich der zentralisierten Digitalisierung der eingehenden Post, der Übernahme bestehender Daten, der Schulung der Administratorinnen und Administratoren sowie der Fachverantwortlichen (Key User) und der damit verbundenen Betriebsleistungen. Die vorgängige Bedarfsanalyse hat ergeben, dass die Lösung M-Files als Referenz geeignet ist, die Bedürfnisse der Gemeinde abzudecken, insbesondere aufgrund ihres Einsatzes in mehreren Westschweizer Gemeinden vergleichbarer Grösse, ihrer Benutzerfreundlichkeit sowie ihrer Fähigkeit, die Regeln des Lebenszyklusmanagements von Dossiers und Dokumenten abzubilden. Gemäss der Gesetzgebung über das öffentliche Beschaffungswesen schliesst diese Referenz die Einreichung anderer Lösungen nicht aus: Jede gleichwertige Lösung, welche die funktionalen und technischen Anforderungen der vorliegenden Ausschreibungsunterlagen erfüllt, wird zugelassen und nach denselben Kriterien bewertet («M-Files oder gleichwertig»). Im Übrigen wird auf die Ausschreibungsunterlagen verwiesen.