Was kostet eine öffentliche Ausschreibung in der Schweiz?

In Kürze

• 2025 weisen die auf SIMAP publizierten Zuschläge 41’170 Offerten aus; 9’824 davon erhielten den Zuschlag. Die übrigen 31’346 Offerten (76 %) gingen leer aus.⁹
• Ein auf SIMAP publizierter Auftrag erhielt im Schnitt 4,7 Offerten; mehr als ein Viertel erhielt nur eine oder zwei.⁹
• Eine an der IT-Beschaffungskonferenz 2026 vorgestellte Schätzung beziffert die Kosten der Vergabeverfahren auf rund 560 Millionen Franken pro Jahr, davon 82 % bei den Anbietern.¹
• Nach den Annahmen dieses Modells erfordert eine Offerte 144 Arbeitsstunden; zum durchschnittlichen Stundensatz der Schweizer Wirtschaft entspricht das rund 9’200 Franken.^1,2
• Bei IT-Beschaffungen lagen die Medianwerte, die 2019 befragte Anbieter angaben, je nach Art der Beschaffung zwischen 49 und 240 Stunden pro Offerte.³
• In einem Experiment mit 177 dänischen Unternehmen lagen die geschätzten Transaktionskosten bei einem öffentlichen Auftraggeber rund 34 % höher als bei einem privaten.⁶

Wie viele Offerten werden eingereicht, und wie viele gehen leer aus?

Die Zuschlagspublikationen auf SIMAP nennen für 2025 insgesamt 41’170 Offerten. Berücksichtigt wurden 9’824 davon; 31’346 Offerten, 76 %, erhielten keinen Zuschlag.⁹

Grundlage sind die 8’724 von insgesamt 10’820 Zuschlagspublikationen des Jahres, welche die Zahl der eingegangenen Offerten angeben. Verfahren ohne Publikation auf SIMAP sind nicht enthalten. Die Summe ist deshalb eine Untergrenze.

Ein auf SIMAP publizierter Auftrag erhielt im Schnitt 4,7 Offerten, die Hälfte der Aufträge vier oder weniger. Mehr als ein Viertel erhielt nur eine oder zwei: 10 % eine einzige, 17 % zwei.⁹

Quelle: Auswertung von Sealio, Zuschlagspublikationen auf SIMAP 2025.⁹

Im Ingenieurwesen und in der Informatik ziehen Aufträge im Schnitt sechs Offerten an, im Bau etwas mehr als vier. In der Informatik erhielten 30 % der Aufträge sieben oder mehr Offerten, 27 % jedoch nur eine oder zwei. Ausserhalb dieser vier Branchen erhielten vier von zehn Aufträgen nur eine oder zwei Offerten.⁹

Die Präsentation an der IT-Beschaffungskonferenz 2026 empfiehlt, drei bis sechs Offerten pro Zuschlag anzustreben.¹ 2025 lagen 53 % der auf SIMAP publizierten Aufträge in diesem Bereich. Der Richtwert kann helfen, das Funktionieren eines Markts zu diskutieren; er ist aber weder ein allgemeingültiges Optimum noch eine Obergrenze. Wirksamer Wettbewerb hängt von der Qualität und Unabhängigkeit der Offerten und von der Struktur des Markts ab. Die Zahl der eingegangenen Dossiers allein sagt darüber wenig.

Erhält ein Auftrag vier Offerten und geht der Zuschlag an ein einziges Unternehmen, haben drei Unternehmen eine Offerte erarbeitet, ohne den Auftrag zu erhalten.

Was kostet diese Arbeit?

Wie hoch diese Kosten sind, wird in der Schweiz nicht systematisch erhoben. Eine Schätzung, die Jennifer De Capitani an der IT-Beschaffungskonferenz 2026 vorgestellt hat, kommt auf rund 560 Millionen Franken pro Jahr; knapp 82 % davon tragen die offerierenden Unternehmen.¹

Das Modell kombiniert zwei Gruppen von Annahmen: Für die Vergabestellen rechnet es mit rund 14’000 Verfahren pro Jahr zu je 97 Stunden, für die Unternehmen mit 50’000 Offerten zu je 144 Stunden. Bewertet wird der Aufwand mit den Stundenkosten, die das BFS für 2020 ausweist.^1,2

Der Betrag ist eine Hochrechnung, die auf Annahmen beruht und nicht auf einer Messung. Die Grössenordnung der Offertenzahl deckt sich hingegen mit den Zuschlagspublikationen auf SIMAP von 2025.⁹

Wie viele Stunden braucht eine Offerte?

Die Masterarbeit von Corinne Wegmüller, 2019 an der Universität Bern verfasst, erfasst den angegebenen Aufwand bei IT-Beschaffungen. Je nach Art der Beschaffung liegen die von den Anbietern angegebenen Medianwerte für eine Offerte zwischen 49 und 240 Stunden; bei den Vergabestellen liegen sie zwischen 54 und 140 Stunden. Die Umfrage umfasst 173 vollständige Antworten: 84 Vergabestellen, 56 Anbieter und 33 Beratende. Beschaffungen von Individualsoftware unterscheiden sich deutlich von Hardwarebeschaffungen.³

Für die Steuerung eines Verfahrens sind diese Unterschiede aussagekräftiger als ein einzelner Mittelwert. Die Masterarbeit untersucht IT-Beschaffungen, stützt sich auf Selbstauskünfte und beruht nicht auf einer repräsentativen Stichprobe aller öffentlichen Beschaffungen in der Schweiz. Sie spricht aber dafür, den erwarteten Aufwand nach Art und Komplexität des Bedarfs zu unterscheiden.³

Der europäische Bericht von PwC, London Economics und Ecorys aus dem Jahr 2011 weitet den Blick. Er schätzt die Verfahrenskosten auf rund 1,4 % des Werts der untersuchten Aufträge, wobei der grössere Teil bei den Unternehmen anfällt. Zudem stellt er fest, dass ihr relatives Gewicht bei kleinen Aufträgen steigt. Aus diesen älteren Ergebnissen lässt sich kein Wert für die Schweiz im Jahr 2026 ableiten; sie zeigen aber, warum dieselbe Anforderung an die Unterlagen bei einem grossen Auftrag angemessen und bei einem kleinen belastend sein kann.⁴

Eine Studie von Balaeva und Kollegen, die auf einer 2017 in Russland durchgeführten Umfrage beruht, zeigt denselben Gegensatz: Die Transaktionskosten machen in ihrer Schätzung rund 1 % des gesamten Auftragswerts aus, bei kleinen Beschaffungen dagegen 6,6 bis 8,1 %. Der institutionelle Rahmen unterscheidet sich von jenem der Schweiz, doch das Ergebnis lenkt den Blick auf die Fixkosten, die jedes Verfahren verursacht.⁵

Kostet eine Offerte an die öffentliche Hand mehr als an einen privaten Kunden?

In einem szenariobasierten Experiment mit 177 dänischen Unternehmen schätzten die Befragten ihre Transaktionskosten bei einem öffentlichen Auftraggeber auf 10,36 % des Auftragswerts, bei einem privaten auf 7,74 %. Der relative Unterschied beträgt rund 34 % oder 2,62 Prozentpunkte.⁶

Das Experiment beruht auf Schätzungen zu vorgegebenen Situationen. Es umfasst mehrere Phasen der Geschäftsbeziehung und nicht nur das Verfassen einer Offerte. Daraus lässt sich deshalb kein einheitlicher Mehraufwand für Schweizer Ausschreibungen ableiten.⁶

Wie viele Verfahren scheitern?

2025 wurden auf SIMAP 507 Verfahrensabbrüche und 59 Widerrufe publiziert.⁹ Wird ein Verfahren abgebrochen, war die Arbeit, die Vergabestelle und Anbieter bereits geleistet haben, zumindest teilweise vergeblich. Die Präsentation an der IT-Beschaffungskonferenz nennt ihrerseits rund 700 Abbrüche pro Jahr, ohne den Umfang näher zu bestimmen.¹

Die Studie von Casady, Petersen und Brogaard untersucht 5’558 Verträge dänischer Gemeinden aus den Jahren 2017 bis 2021. Eine höhere administrative Kapazität geht darin mit einer geringeren Abbruchwahrscheinlichkeit einher, sehr spezifische Investitionen dagegen mit mehr Abbrüchen. Häufigster Grund ist fehlender Wettbewerb. Die Ergebnisse sprechen für kompetente Beschaffungsteams und eine bessere Kenntnis möglicher Anbieter, beziffern aber keine in der Schweiz erzielbare Einsparung.⁷

Tátrai und Kollegen analysieren in einem 2026 erschienenen Artikel mehr als vier Millionen Beobachtungen aus der europäischen TED-Datenbank für die Jahre 2016 bis 2023. In ihrer Datenbasis liegt der Anteil erfolgloser Ergebnisse bei 16,37 %. Ihr Indikator betrifft nicht vergebene Teile oder Lose, die in Zuschlagsbekanntmachungen gemeldet werden; Abbrüche vor dem Zuschlag erfasst er nicht vollständig. Die Quote lässt sich deshalb nicht direkt mit den rund 700 Abbrüchen in der Schweiz vergleichen. Die Studie zeigt auch, wie begrenzt die verfügbaren Daten sind, wenn es darum geht, Misserfolge genau zu erklären.⁸

Was Unternehmen tun können

Drei von vier eingereichten Offerten erhalten keinen Zuschlag.⁹ Der erste Hebel ist daher der Entscheid, überhaupt zu offerieren. Bevor ein Team eingesetzt wird, sind die Passung zum Bedarf, die Teilnahmebedingungen, der Auftragswert und der Aufwand für die Offerte zu prüfen. Nach den Annahmen des 2026 vorgestellten Modells erfordert eine Offerte 144 Stunden. Das entspricht fast dreieinhalb Wochen Vollzeitarbeit; zum durchschnittlichen Stundensatz sind das rund 9’200 Franken.^1,2 Die von Corinne Wegmüller ermittelten Spannweiten zeigen, wie stark dieser Wert je nach Beschaffung schwankt: Eine eigene Schätzung für jede Ausschreibung macht den Entscheid konkreter.³ Unser Leitfaden Bid oder No-Bid: Eine Schweizer Ausschreibung in 60 Minuten qualifizieren beschreibt ein Vorgehen.

Auch die Grösse des Auftrags zählt. In der Schätzung von Balaeva und Kollegen erreichen die Transaktionskosten bei kleinen Beschaffungen 6,6 bis 8,1 % des Auftragswerts, gegenüber rund 1 % des gesamten Auftragswerts aller Verträge.⁵ Der europäische Bericht von 2011 stellt dieselbe Tendenz fest.⁴ Bei einem kleinen Auftrag kann der Aufwand für die Offerte einen guten Teil der erhofften Marge aufzehren.

Die Zahl der Offerten ist erst nach dem Zuschlag bekannt, doch die Muster einer Branche helfen, die eigenen Chancen einzuschätzen. 2025 erhielten die auf SIMAP publizierten Informatikaufträge im Schnitt 6,2 Offerten, fast ein Drittel sieben oder mehr; im Bau lag der Schnitt bei 4,4.⁹ Je umkämpfter eine Branche, desto solider muss der Entscheid zur Teilnahme sein.

Der zweite Hebel ist die Wiederverwendung verlässlicher Unterlagen: Referenzen, Lebensläufe, Bestätigungen, Zertifikate und Leistungsbeschriebe. Ihr Nutzen hängt davon ab, wie aktuell sie sind und wie gut sie zur jeweiligen Ausschreibung passen. Ein wiederverwendbares Dossier verringert repetitive Arbeit; die spezifischen Anforderungen jeder Ausschreibung müssen trotzdem geprüft werden. Der Leitfaden Offerte für eine öffentliche Ausschreibung schreiben beschreibt diesen Schritt.

Schliesslich gilt es, die Ergebnisse zu messen. Mit einer internen Erfassung lassen sich die Stunden pro Offerte, die entsprechenden Kosten, die Teilnahmeentscheide und die erhaltenen Zuschläge zueinander in Beziehung setzen. Ohne diese Erfassung bleibt unklar, was Ausschreibungen ein Unternehmen tatsächlich kosten und welche sich lohnen.

Sealio verkürzt die Zeit für das Lesen der Unterlagen und das Formulieren wiederkehrender Teile einer Offerte. Die gewonnene Zeit kann das Team für die Inhalte einsetzen, die seine Offerte von anderen abheben.

Was Vergabestellen vereinfachen können

Für eine Vergabestelle geht es in der Praxis darum, zu prüfen, was jede Anforderung zum Entscheid beiträgt. Das beginnt bei der Bedarfsdefinition: klären, was beschafft werden soll, den Markt abklären und prüfen, ob die Anforderungen sinnvolle Offerten ermöglichen. Unklare Unterlagen führen später zu zusätzlichen Fragen der Anbieter, zu unterschiedlichen Kalkulationsannahmen und zu Mehraufwand in der Evaluation.

Für jedes Dokument und jede Frage sollte das Beschaffungsteam erklären können, wofür es in der Evaluation oder in der Vertragsführung gebraucht wird. Ein Nachweis, der die Eignung eines Anbieters belegt, erfüllt einen Zweck. Ein ohne Not erneut verlangtes Dokument, eine mehrdeutige Frage oder ein schwer auswertbares Format verursachen Arbeit, ohne dass ihr Beitrag erkennbar wäre. Gemeinsame Vorlagen sind hilfreich, wenn sie verhindern, dass dieselben Unterlagen immer wieder neu erstellt werden, und zugleich auf die jeweilige Beschaffung zugeschnitten sind.

Auch die Evaluation muss sorgfältig vorbereitet werden. Wer Verantwortlichkeiten, Kriterien und benötigte Informationen im Voraus festlegt, erhält eher vergleichbare Offerten. Der von den Anbietern verlangte Aufwand sollte zum Wert, zu den Risiken und zur Komplexität der Leistung passen. Wer den Aufwand für Vorbereitung und Evaluation, die eingegangenen Fragen und die Abbruchgründe erfasst, kann beurteilen, ob diese Massnahmen die Belastung tatsächlich verringern.

Was noch zu messen bleibt

Die öffentlichen Daten enden bei der Zahl der Offerten. Wie viel Zeit sie erfordern, wird in der Schweiz nicht systematisch erhoben, und die Schätzung von 560 Millionen Franken liefert eine Grössenordnung, keine Messung.¹ Eine belastbarere nationale Schätzung bräuchte aktuelle Daten, einheitliche Abgrenzungen und repräsentative Angaben zum Zeitaufwand für mehrere Beschaffungsarten.

Ein Unternehmen kann schon bei der nächsten Ausschreibung beginnen, indem es die Stunden pro Offerte erfasst und sie nach einigen Monaten mit den erhaltenen Zuschlägen vergleicht.

Methode der SIMAP-Zahlen

Sealio ist eine Schweizer Plattform, die Unternehmen hilft, öffentliche Ausschreibungen zu finden, zu qualifizieren und Offerten vorzubereiten. Für diesen Artikel hat Sealio die Zuschläge ausgewertet, die vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025 auf SIMAP publiziert wurden: 10’820 Publikationen.

Die Zahl der Offerten stammt aus dem Feld, das die Vergabestelle ausfüllt; sie liegt für 8’724 Publikationen vor. Als Auftrag gilt in diesem Artikel eine Zuschlagspublikation; umfasst sie mehrere Lose, wird sie einmal gezählt, weil für einzelne Lose keine Offertenzahlen vorliegen. Die berücksichtigten Offerten entsprechen den Zuschlagsempfängern, die in diesen Publikationen genannt sind; 398 Publikationen nennen mehrere. Zwei Publikationen geben weniger Offerten als Zuschlagsempfänger an und wurden unverändert übernommen.

Die Branchen werden anhand des CPV-Codes des Zuschlags abgegrenzt: «Ingenieurwesen und Planung» umfasst CPV 71, «Informatik» CPV 48 und 72. Zur «Gebäudetechnik» zählen Installationsarbeiten in Gebäuden (CPV 45.31 bis 45.35, BKP 23 bis 26 und 33 bis 35), Lüftungs- und Kälteanlagen sowie der Unterhalt von Gebäudeinstallationen; «Bau» umfasst die übrigen Arbeiten der Division 45.

Verfahren ohne Publikation auf SIMAP sind nicht enthalten. Die Daten wurden im Juni 2026 erhoben; vier Publikationen wurden direkt auf SIMAP überprüft.

Quellen

1Jennifer De Capitani. Effizienz statt Bürokratie: Wie teuer sind unsere Beschaffungen wirklich? Präsentation an der IT-Beschaffungskonferenz, 26. August 2026. Konferenzseite.

2Bundesamt für Statistik. La Suisse en chiffres, Annuaire statistique 2024, Kapitel «Travail et rémunération», S. 167, Arbeitskosten 2020. Quelltabelle.

3Corinne Wegmüller (2019). Wirtschaftlichkeit von öffentlichen Ausschreibungen im IT-Bereich. Analyse und Quantifizierung der Kostentreiber von öffentlichen Ausschreibungen im IT-Sektor. Masterarbeit, Universität Bern. Volltext.

4PwC, London Economics und Ecorys (2011). Public procurement in Europe: Cost and effectiveness. Bericht für die Europäische Kommission. Offizielle Publikation.

5Olga Balaeva, Andrei Yakovlev, Yuliya Rodionova und Daniil Esaulov (online 2020; Jahrgang 2022). Public procurement transaction costs: a country-level assessment. Public Money & Management, 42(3), 181–190. DOI.

6Matthew Potoski, Ole Helby Petersen und Trevor L. Brown (online 2022; Jahrgang 2023). Same product, different price: Experimental evidence on the transaction cost expenditures of selling to governments and firms. Public Administration Review. DOI.

7Carter B. Casady, Ole Helby Petersen und Lena Brogaard (online 2023). Public procurement failure: The role of transaction costs and government capacity in procurement cancellations. Public Management Review. DOI.

8Tünde Tátrai, Péter Juhász, Gyöngyi Vörösmarty und Dávid Tresó (2026). Failed Procurements as a Measure of Public Procurement Performance. Public Organization Review. DOI.

9Sealio (2026). Auswertung der 2025 auf SIMAP publizierten Zuschläge (10’820 Publikationen). Siehe «Methode der SIMAP-Zahlen».

Zitiervorschlag

Redaktioneller Hinweis

Dieser Artikel stützt sich auf eine Auswertung der SIMAP-Daten durch Sealio und auf publizierte Arbeiten. Die Jennifer De Capitani zugeschriebenen Zahlen werden so wiedergegeben, wie sie an der IT-Beschaffungskonferenz 2026 präsentiert wurden. Fehler melden: info@mysealio.com.