Öffentliche Beschaffung in der Schweiz: Schwellenwerte und Verfahren

Der Rechtsrahmen seit 2021

Für Beschaffungen des Bundes gilt seit dem 1. Januar 2021 das revidierte Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen, kurz BöB. Die Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen, IVöB 2019, trat am 1. Juli 2021 in Kraft und gilt nach dem Beitritt und der Umsetzung im jeweiligen Kanton. Beide Erlasse sind weitgehend angeglichen, doch die konkrete Vergabestelle und die Rechtsmittelbelehrung bleiben wichtig.

Für Anbieter zählt vor allem, was die Ausschreibung tatsächlich verlangt. BöB und IVöB schreiben nicht die Gewinnerofferte vor. Sie geben den Rahmen für Verfahren, Teilnahme und Zuschlag. Bewertet wird anhand der publizierten Kriterien. Der Preis bleibt relevant, aber eine IT-Offerte muss auch Eignung, Methode, Team, Sicherheit und Vertragsverständnis dort belegen, wo diese Punkte bewertet werden.

Offenes und selektives Verfahren

Im offenen Verfahren kann jedes Unternehmen eine Offerte einreichen, sofern es die Teilnahme- und Eignungsbedingungen erfüllt. Eignung und Angebot werden im selben Verfahren geprüft. Für ein IT-Team bedeutet das, dass Referenzen, Schlüsselpersonen, Preisblatt und technische Antwort parallel bereitstehen müssen. Die Publikation setzt die Fristen in Gang.

Das selektive Verfahren hat zwei Stufen. Zuerst reichen interessierte Unternehmen einen Teilnahmeantrag ein. Die Vergabestelle prüft, wer geeignet ist, und lädt danach nur ausgewählte Kandidaten zur Offerte ein. Die erste Stufe ist kein unverbindliches Signal. Referenzen, Kapazität und geforderte Nachweise müssen bereits dort präzise und vollständig sein.

Einladung und freihändige Vergabe

Im Einladungsverfahren fordert die Vergabestelle ausgewählte Unternehmen zur Offerte auf. Der Zugang hängt daher von Sichtbarkeit, passenden Referenzen und bestehenden Marktkenntnissen ab. Sobald eine Einladung vorliegt, gelten die schriftlichen Vorgaben trotzdem vollständig. Eine bekannte Vergabestelle ersetzt keine Konformitätsprüfung.

Bei einer freihändigen Vergabe erhält ein Anbieter den Auftrag direkt. Das ist unterhalb der einschlägigen Grenze möglich, kann aber auch bei einem gesetzlichen Ausnahmegrund vorkommen. Aus einer nicht sichtbaren Beschaffung lässt sich deshalb keine Aussage über fehlende Nachfrage ableiten. Für die Vertriebsplanung sind publizierte SIMAP-Verfahren und Beziehungen zu relevanten Auftraggebern unterschiedliche, aber ergänzende Kanäle.

Schwellenwerte für IT-Leistungen

Die Werte betreffen den nicht staatsvertraglichen Bereich und werden ohne Mehrwertsteuer berechnet. Sie erklären die übliche Verfahrenswahl, aber nicht jede Ausnahme. Für Bauleistungen, Sektorenmärkte, internationale Abkommen und einzelne Auftraggeber können andere Grenzen gelten. Massgebend sind der geschätzte Gesamtwert inklusive Optionen und Verlängerungen sowie der anwendbare Erlass.

Rechtsmittel und Beschwerdefristen

Ein Entscheid über Zuschlag, Ausschluss oder Abbruch kann Rechtsmittel auslösen. Lesen Sie die Rechtsmittelbelehrung am Tag der Eröffnung. Unter der IVöB 2019 beträgt die Beschwerdefrist grundsätzlich 20 Tage. Ein Debriefing oder ein informelles Gespräch stoppt diese Frist nicht automatisch. Wenn ein Rechtsmittel ernsthaft geprüft wird, braucht es ohne Verzögerung juristische Beratung.

Für die Arbeit im Vertrieb ist der rechtliche Punkt auch nach einem verlorenen Zuschlag nützlich. Halten Sie Kriterien, Punkte, Rückmeldungen und formale Gründe fest. Trennen Sie die Frage, ob ein Entscheid angefochten werden soll, von der Frage, was das Team für die nächste Ausschreibung lernen kann. Beide brauchen Unterlagen, aber unterschiedliche Entscheidungen.

Was das für einen IT-Anbieter bedeutet

Starten Sie einen Bid-or-No-Bid nicht mit dem Lösungstext. Klären Sie zuerst Auftraggeber, Verfahren, Sprache, Eignung, Vertragsbedingungen, Fristen und den erwarteten Gesamtwert. In einem offenen Verfahren entscheidet das Team rasch, ob es alle Anforderungen abdecken kann. Im selektiven Verfahren muss es die Qualifikation als eigene Abgabe planen.

Ein hoher Auftragswert ist kein Grund, automatisch mitzubieten. Prüfen Sie, ob die verlangten Referenzen wirklich vergleichbar sind, ob Schlüsselpersonen verfügbar bleiben und ob Ihr Preisansatz zum Leistungsmodell passt. Eine klare Absage kann wertvoller sein als eine Offerte, die an einem Muss-Kriterium oder an fehlenden Kapazitäten scheitert.

Planen Sie den Aufwand nach der Verfahrensart. Im offenen Verfahren laufen Analyse, Eignungsnachweise und Offertenarbeit gleichzeitig. Beim selektiven Verfahren entscheidet die Qualität des Teilnahmeantrags, ob die aufwendige Angebotsphase überhaupt erreichbar ist. Bei einer Einladung bleibt die Frist oft kurz. Dort muss das Team früh erkennen, welche Aussagen aus bestätigten Quellen stammen und welche eine fachliche oder rechtliche Freigabe benötigen.

Bewahren Sie die relevanten Entscheidungen nachvollziehbar auf. Dazu gehören die Fassung der Publikation, die heruntergeladenen Unterlagen, Antworten aus dem Forum, die Liste der Muss-Kriterien und die Gründe für ein Bid oder No-Bid. Diese Unterlagen helfen bei der Abgabe und beim späteren Debriefing. Sie verhindern auch, dass dieselbe rechtliche oder kommerzielle Frage bei jedem neuen Projekt wieder bei null beginnt.

Verlassen Sie sich bei Fristen nie auf eine interne Notiz allein. Prüfen Sie die im Portal und im Dossier angegebene Uhrzeit, die verlangte Zeitzone und die Anforderungen an die elektronische Einreichung. Eine fachlich gute Offerte, die zu spät oder mit einer fehlenden Beilage eingeht, wird nicht dadurch gerettet, dass das Team das Projekt inhaltlich verstanden hat.