PEP4US – Développement stratégique de la gestion du temps et de la planification des effectifs

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Ausgangslage Die Personaleinsatzplanung befindet sich heute zunehmend im Spannungsfeld zwischen betrieblichen Anforderungen, den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden (Work-Life Balance) und einer sich wandelnden Arbeitskultur. Entwicklungen wie New Work, interprofessionelle Zusammenarbeit und eine stärkere Mitarbeiterpartizipation bei der Dienstplanung gewinnen an Bedeutung und stellen neue Anforderungen an die Planung. Eine transparente, ausgewogene und automatisierte Personaleinsatzplanung fördert nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, sondern auch positive Effekte auf die Qualität der Versorgung hat. All dies trägt gleichzeitig zur Stärkung der Arbeitgeberattraktivität und Bindung bei, insbesondere bei Pflegenden im Kerngeschäft. Diese Trends erfordern eine Planungsumgebung, die Effizienz und Teilhabe verbindet, Ressourcen optimal steuert und eine konsistente, mitarbeiterorientierte Planungskultur unterstützt. Die momentane Art der Personaleinsatzplanung (PEP) sowie die aktuelle Implementation der PEP-Lösung «Polypoint» unterstützen die dafür notwendige organisatorische und technische Veränderung nicht. Polypoint kommt auch im Bereich der Zeitwirtschaft zum Einsatz. Vor diesem Hintergrund soll mit dem Projekt PEP4US eine neue, benutzerorientierte und zu-kunftsfähige Lösung geschaffen werden, die technische, organisatorische und kulturelle Dimensionen integriert, sowohl für die Personaleinsatzplanung aber auch die Zeitwirtschaft. Ziel ist es, die Personaleinsatzplanung als strategisches Element der Unternehmensentwicklung zu stärken und einen wesentlichen Beitrag zur Umsetzung der strategischen Massnahmen «New Work im Kerngeschäft» sowie «Strategisches Ressourcenmanagement» zu leisten. Darüber hinaus ist das Projekt eng mit den strategischen Digitalisierungsschwerpunkten von HOCH verknüpft, um Synergien zu nutzen, zur Prozesseffizienz im Kerngeschäft beizutragen und die Transformation ganzheitlich voranzutreiben. Eine detaillierte Beschreibung der Ist-Situation erfolgt im Lastenheft LH01 Kapitel 2. Mit der Ausschreibung soll das für die heutigen und künftigen Bedürfnisse von HOCH Health Ostschweiz, sowie der weiteren Kunden des DIT Departement IT, geeignetste Produkt, sowie eine zuverlässige und erfahrene Partnerin für die Einführung und Betreuung der künftigen Lösung gefunden werden. Beschreibung Zielbild Der Beschaffungsgegenstand umfasst die Einführung und den Betrieb einer zentralen, integrierten, performanten sowie organisatorisch und technologisch zukunftsfähigen Lösung für Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft bei HOCH Health Ostschweiz und deren Tochtergesellschaften (ca. 9'700 Mitarbeitende, mehrere Lohnarten und Arbeitszeitmodelle sowie zahlreiche Planblätter und Dienste). Die Lösung soll eine organisationsübergreifende, standardisierte und automatisierte Personaleinsatzplanung mit Partizipation ermöglichen. Bestehende Insellösungen mit Funktionsüberschneidungen werden abgelöst, die bestehende Schnittstellen- und Integrationslandschaft bleibt erhalten. Personaleinsatzplanung, Partizipation, Qualifikationen/Skills Die Planung soll künftig systemgestützt und weitgehend automatisiert erfolgen. Die Lösung muss Dienstplanvorschläge generieren, Verfügbarkeiten, Qualifikationen und gesetzliche Vorgaben berücksichtigen sowie insbesondere die Springerplanung effizient unterstützen. Eine einheitliche Datenbasis und konsistente Planungslogik über alle Organisationseinheiten hinweg sind sicherzustellen. Mitarbeitende sollen ihre Verfügbarkeiten, Dienstwünsche und Abwesenheiten über intuitive, rollenbasierte Oberflächen erfassen und einsehen können. Automatisierte Dienstplanvorschläge sollen Bedarfsdaten, Qualifikationen und betriebliche Anforderungen berücksichtigen. Dadurch werden manuelle Aufwände reduziert, Planungsprozesse standardisiert sowie Transparenz, Fairness und Arbeitgeberattraktivität gestärkt. Die Lösung muss transparente und faire Planungsprozesse ermöglichen. Mitarbeitende sollen nachvollziehen können, wie Einsätze zustande kommen und wie Wünsche sowie Rahmenbedingungen berücksichtigt werden. Zudem muss die Lösung harmonisierte Planungsprozesse mit einer standardisierten Erfassung von Qualifikationen, Erfahrungen und Einsatzpräferenzen unterstützen. Dies schafft die Grundlage für eine bedarfsgerechte, faire und transparente Personaleinsatzplanung. Springer-/Poolmanagement Die Lösung muss ein spitalweites Springer- und Poolmanagement unterstützen und Einsätze, Qualifikationen sowie Ressourcen standort- und fachbereichsübergreifend steuern. Die Funktionen der bisherigen Planungstools sollen integriert und Planung, Kommunikation sowie Steuerung in einer Lösung vereint werden. Anbindung IKM Integrales Kapazitätsmanagement Die Anbindung an das IKM schafft die Grundlage für eine datenbasierte Abstimmung zwischen Bedarfs- und Personaleinsatzplanung. Die Lösung muss die Anbindung und aktive Nutzung der Bedarfsplanung für die Personalbedarfsplanung ermöglichen und damit das Personalmodul im IKM unterstützen. Zeitwirtschaft, Zeiterfassung Die Aufgaben der Zeitwirtschaft einschliesslich gesetzlicher Vorgaben und weiterer Regelwerke müssen vollständig unterstützt werden. Die Zeiterfassung muss über verschiedene Kanäle erfolgen können, insbesondere über eine Mobile App sowie bestehende AZE-Terminals, inklusive definierter Korrekturmöglichkeiten durch die Mitarbeitenden. Mehrfachanstellungen Die Lösung muss Mehrfachanstellungen vollständig unterstützen und eine transparente, konsolidierte Darstellung ermöglichen. Dies ist insbesondere im Spitalumfeld mit mehreren Funktionen oder Einsatzbereichen pro Mitarbeitenden erforderlich. Reporting, Auswertung Die Lösung soll rollenbasierten Zugriff auf relevante System- und Bewegungsdaten bieten. Neben standardisierten Berichten, beispielsweise zu Zeitkonten oder gesetzlichen Vorgaben, sollen individuelle Auswertungen durch HR-, IT-Administratoren und Fachbereiche möglich sein. Dazu gehören Analysen von Einsatzzeiten, Dienstverteilungen und Abwesenheiten. Reporting und Auswertungen sollen die Planungsqualität verbessern und möglichst integriert in der Lösung verfügbar sein. Betriebsmodelle, Systemstruktur Alle Betriebsmodelle (On-Premises, Cloud, Hybrid, SaaS usw.) sind zulässig. Entscheidend sind hohe Performance, Skalierbarkeit und Innovationsfähigkeit. Die Benutzeroberflächen sollen modern und benutzerfreundlich sein; zentrale Anwendungsfälle müssen auch auf Smartphones optimal unterstützt werden. Mandantenfähigkeit Es muss möglich sein, das System für weitere Tochtergesellschaften (juristische Personen) einsetzen zu können sowie für weitere unabhängige Nutzer-Organisationen wie die Ortsbürgergemeinde St.Gallen (OBG) und die Stiftung Blutspende SRK Ostschweiz (RBSZ) betreiben zu können. Schnittstellen und Integrationen Die Lösung muss in die bestehende Schnittstellen- und Integrationslandschaft eingebunden werden können. Bestehende Integrationsmechanismen sollen bei Bedarf weiterentwickelt werden. Die Weiterverwendung der bestehenden AZE-Terminals ist erwünscht. Ist dies nicht möglich, muss deren Ersatz Bestandteil des Angebots sein. Einführung Die Einführung der neuen Lösung mit partizipativer Dienstplanung erfordert eine aktive Begleitung der organisatorischen und kulturellen Veränderungen. Im Fokus stehen insbesondere die rund 6'400 Mitarbeitenden mit Dienstplanung; die Einführung soll deshalb etappenweise erfolgen. Zusammenstellung Beschaffungsgegenstand • PEP-Lösung gemäss Lastenheft LH02 mit Hauptfunktionen -Personaleinsatzplanung, Partizipation -Qualifikationen, Skills -Springer-/Poolmanagement -Zeitwirtschaft, Zeiterfassung -Mehrfachanstellungen -Reporting, Auswertung • Schnittstellen und Integrationen gemäss Lastenheft LH02 Kapitel 9 • Für juristische Einheiten HOCH Health Ostschweiz und GK Geriatrische Klinik St.Gallen AG. Mengengerüste gemäss LH01 Kap 2.2.3. • Es können alle Betriebsmodelle offeriert werden (On-Premises, Cloud, Hybrid, SaaS, etc.). Es können zudem mit separaten Angeboten unterschiedliche Betriebsmodelle angeboten werden (siehe A001_Ausschreibungsbedingungen, Kapitel 3.6). • Bei On-Premises oder Hybrid-Lösungen sind die Infrastrukturkosten gemäss LH01 Kapitel 6.1 einzukalkulieren. • Produktivsystem sowie getrennte Testumgebung • Notwendigen Lizenzen • Betriebskosten bis 31.12.2028 (Servicekosten, Betriebsleistungen) gem. LH01 Kapitel 5.2.1 • Wiederkehrende Betriebskosten ab 01.01.2029. Lizenzen und Gebühren sind so zu offerieren, dass diese ab dem aus Sicht Anbieterin benötigten Zeitpunkt gültig sind und die Laufzeit bis 31.12.2033 abgedeckt ist. • Projektleistungen (mit Kostendach) gemäss Lastenheft LH01 Kapitel 5 -Konzepte und Detailspezifikation der zukünftigen Lösung -Installation und Konfiguration der Lösung -Schnittstellen bestehend und erweitert gemäss LH02 Kapitel 9 -Integration bestehende AZE-Terminals oder Austausch -Etappenweise Einführung gemäss LH01 Kap5.3, inkl. aktiver Begleitung und Gestaltung des Change Management; Migrationen Die Vertragsdauer beträgt fünf Jahre mit Option auf zweimalige Verlängerung um jeweils zwei Jahre. Es muss möglich sein, das System für weitere Tochtergesellschaften (juristische Personen) einsetzen zu können sowie weitere unabhängige Nutzer-Organisationen (z.B. OGB, RBSZ) betreiben zu können.